慧智OA作为一个完整的办公系统，每一部分都和其他部分有着必然的联系，但从工作流程性质上我们可以将他们分为两类：没有流程或基本没有流程，我们称之为静态部分；有较为严格和复杂的流程，我们称之为动态部分。作为系统运行天然的组成部分，慧智OA也包含邮件系统，邮件系统主要由平台软件提供，为了系统整体性考虑，在此也做一下简单的介绍。下面分静态部分、动态部分和邮件对系统进行详细介绍。

静态部分

　　静态部分主要包括：会务安排、用车申请、人员动态、公告、督办、图书管理、考勤、日程安排、个人信息、文档大全和帮助。

• 会务安排：该模块主要处理公司会议通知和重大事务安排，并可对不同得人员设置权限。数据填写完毕后，首页上“会务安排”部分将显示当天会议和重大事务信息，单击首页上一周会议计划，系统将以表格形式显示从即日起七天的会议。
• 用车申请：该模块对公司内部车辆使用进行管理，首先由定车人填写定车单，填写完毕后交给审批人进行审批，审批结束送给车辆调配人员进行车辆调度和定车信息发布，并根据情况发布相应人员动态。用车申请通过后将在出车日期将该信息发布到首页的“用车”上。
• 人员动态：该模块的主要目的是为了确认公司每一个人当天外出的行踪，方便其他人员获取该员工出勤信息。该模块内容填写完毕后将在当天在首页上显示于“人员动态”上。
• 公告：公告完成类似于公告牌、通知等一类需要通知大家的内容，公告可以设置发布日期和结束日期，在该时间段内，该公告将在首页上“公司公告”部分显示出来，如果在生成公告时重要等级还选择了“重要”，则系统将以粗体在首页上进行显示。
• 督办：督办类似于“催办”，主要为了督促相应人员完成某一特定的工作，该督办信息可以发布到“公共信息”和“个人信息”上，发布到“公共信息”上则所有人都可以看到该督办，一般不建议发布到“公共信息”上。被督办人可以填写“督办结果”反馈给“督办人”。
• 图书管理：该模块针对企业图书量在一万册以下的图书进行管理，超过一万册，则相应的结构将不适合，建议另起系统。图书管理主要完成图书录入和借阅等功能。图书录入后其他员工就可以通过图书管理模块进行借阅，填写“借阅单”后送给图书管理员进行借阅，图书管理员在该图书可以借阅后单击借阅单上的“同意借出”，系统自动通知借阅人前来取书。借阅人将图书归还，则图书管理员可以再次借出该图书。
• 考勤：考勤和人员动态功能范围上有些重叠，单人员动态侧重于通知其他人该人员的外出情况，而考勤则侧重于对该人员进行考核。考虑考勤方式的复杂性，我们采用了由几个特定人员进行考勤数据录入的工作，然后进行统计和分类，以做考核之用。
• 日程安排：日程安排主要是给每个人安排自己日常的一些工作，该功能主要由平台软件提供。
• 个人信息：个人信息主要是管理用户自己的一些信息，通过他可以更改自己进入系统的密码以及其他一些私人信息。
• 文档大全：鉴于企业中存在大量的非结构化数据和文档不能或不需要进行单独的系统设计，我们特别设计了文档大全，文档大全主要任务是将一些例行性的文档和比较正式的资料进行统一存放，以提高检索效率和应用效率。一般来讲，企业首先采用由每个人对文档进行自由分类，积累企业内部各种没有完全规范化的文件资料，当分类逐渐清晰时，则相应规定详细的文档目录和严格的各类文档管理办法，这时，企业对已有信息的检索和应用的水平就会有较为明显的提高。
• 人事：作为办公自动化系统一部分的人事，在整体上并不追求结构上的完美，而更注重实用性以及和其他部分的有机融合。人事主要将人事资料进行录入，以备查阅和修改，并且在系统中提供员工生日时在首页发表祝福语功能，该功能主要是为了加强办公系统更具人性化的一面。另外，系统还可以在员工合同到期前一个月通过一定的方式进行提醒。鉴于该部分的特殊性，企业可以根据自己的特点加入本企业特有的内容，但涉及工资、福利、奖金等内容的除外。
• 帮助：为了使用户更好的使用本系统，我们在帮助中系统的介绍了本软件的操作过程和日常的一些使用技巧。
  

动态部分

　　 动态部分主要包括：收文系统、发文系统、内部报告、合同审批、费用申请和自由流程。

• 收文系统：收文系统对于一般企业来讲包括两部分：行政收文和党委收文，由于企业的行政和党委两部分的流程上差别有时会比较大，也为了系统结构清晰明了起见，我们将两者分开进行处理。行政文和党委文流程在本系统中为：首先由负责处理收文的相应人员填写有关来文的较要信息，填写完毕后进入流程处理程序，本系统中缺省由创建者负责整个流程的运作，一般来讲要经过办公室主任填写拟办意见、相关部门进行会签、公司领导填写领导批示、然后由相关办理部门和人员填写办理结果，最后进行归档。
• 发文系统：发文系统同样分为行政发文和党委发文，当相比较收文而言，两者的发文区别较大，并且发文的复杂程度也较收文为高。发文的复杂首先表现在技术结构上，其次在于管理层面上，如果没有一套行之有效管理办法，发文将淹没在巨大的不确定性中间。行政发文的流程为：首先发文部门相应人员拟文，然后交部门经理审批，部门经理审批完毕后送办公室主管发文人员流转该文，通常要经过核稿人员核稿、相关部门会签、然后由拟稿人进行修改并再次送部门经理审核、办公室主任进行审稿、主要领导进行签阅、公司总经理进行签发、送校对人员校对并进行归档。行政发文每一次经过拟稿人都必须经由部门经理审批。相比较而言，党委发文由于涉及人员相对较少，所于流程相对简单，并且也不是每一次拟稿人都要通过部门经理。
• 内部报告（公司签报）：内部报告主要处理公司内部需要进行审批的一些例行性事务，相对于其他动态模块，内部报告的使用量相对较大。内部报告的工作过程大致如下：首先由负责该内部报告起草人员起草内部报告，然后送交部门经理，部门经理表示同意后送负责内部报告运转的管理人员，由该管理人员按公司的规章制度将该内部报告进行流转。流转过程通常为：首先办公室主任填写拟办意见，然后送相关部门填写相关部门意见，完毕后送给领导进行批示，最后由办理人员填写办理结果并在完毕后由管理人员进行归档。内部报告有时会有很多个来回，比如公司领导对该内部报告有一些意见，在送给有关部门填写意见，办理完毕后有新的情况出现要领导再次同意等。这些例外过程导致过程复杂，但报告结构相对比较简单。
• 合同审批、费用申请：对于公司内部需要进行逐级审批的文件来讲，内部报告已经基本可行，但考虑到合同和费用的特殊性，因此进行特殊处理。两种情况都对基本情况做比较详细的记录，对审批过程也进行了详细的分类，比如将财务部门和其他部门分开等。
• 自由流程：该部分主要针对公司内部以上各种情况都难以处理的流程而设置，这类流程通常都带有很大的偶发因素。可以采用事先定义好过程然后逐步进行，也可以由当前处理者自行决定下一操作者。如果流程相对比较简单且仅需当前操作者了解，则直接通过邮件就可以实现类似的功能。

邮件系统